[CAPM] 16장-01. 조달관리: 프로젝트 조달의 기초

조달관리는 프로젝트에 필요한 자원을 외부에서 획득하는 과정으로, 프로젝트 성공을 위해 매우 중요한 영역입니다.

조달관리를 효과적으로 수행하면 프로젝트의 예산과 일정 준수가 용이하며, 자원의 품질 역시 보장받을 수 있습니다.

이번 포스트에서는 조달관리의 개념과 초기 단계에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

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1. 조달관리란?

조달관리는 프로젝트를 수행하기 위해 필요한 상품, 서비스 또는 결과물을 외부 공급자로부터 획득하는 프로세스를 말합니다.

이는 계약 체결, 공급업체 선정, 관계 관리 등을 포함하며, 프로젝트 목표 달성을 위해 전략적으로 수행되어야 합니다.

2. 조달관리의 중요성

1. 비용 효율성: 외부 공급업체를 활용함으로써 프로젝트 비용을 절감할 수 있습니다.
2. 전문성 활용: 외부 전문가나 조직의 역량을 활용하여 프로젝트 품질을 높일 수 있습니다.
3. 리스크 분산: 특정 작업이나 자원을 외부에 아웃소싱하여 프로젝트 리스크를 줄일 수 있습니다.

3. 조달관리 프로세스

조달관리는 PMBOK 가이드에 따라 세 가지 주요 프로세스로 나뉩니다.

1. 조달 계획 수립 (Plan Procurement Management)
   • 조달할 항목을 정의하고, 조달 방법과 기준을 수립하는 단계입니다.
   • 이 단계에서 조달 관리 계획서가 작성되며, 이를 통해 조달 활동의 전반적인 전략과 방향이 정해집니다.
   • 주요 활동
     • 조달 범위 정의
     • 계약 유형 선택 (예: 고정가 계약, 비용 보상 계약, 시간 및 재료 계약)
     • 의사결정 기준 설정
2. 요구사항 정의 및 문서화
   • 공급업체가 제공해야 할 항목의 명확한 요구사항을 정의합니다.
   • 요구사항 문서와 RFP(Request for Proposal) 또는 RFQ(Request for Quotation)와 같은 문서가 준비됩니다.
   • 이 단계에서 명확한 요구사항을 정의하면 이후 프로세스에서 발생할 수 있는 혼란을 방지할 수 있습니다.
3. 공급업체 식별 및 선정 기준 개발
   • 잠재적 공급업체에 목록을 작성하고 평가 기준을 정의합니다.
   • 공급업체 평가 기준에는 가격, 품질, 과거 성과, 기술 역량 등이 포함될 수 있습니다.

4. 조달 관리 계획서의 주요 요소

조달 관리 계획서는 프로젝트 조달 활동을 체계적으로 수행하기 위한 지침을 제공합니다.

주요 내용은 다음과 같습니다.

• 조달 품목 리스트: 어떤 자원이 외부에서 조달될지 명시
• 계약 유형: 공급업체와의 계약 형태 결정
• 일정: 조달 활동의 주요 일정
• 평가 기준: 공급 업체 선정 시 사용할 기준
• 리스크 관리 전략: 조달 과정에서 발생할 수 있는 리스크에 대한 대응 방안

5. 성공적인 조달 관리를 위한 팁

• 명확한 요구사항 정의: 모호한 요구사항은 공급업체와의 분쟁으로 이어질 수 있습니다.
• 공급업체와의 신뢰 구축: 협력 관계를 유지하며 프로젝트 성공을 도모해야 합니다.
• 프로젝트 팀과의 협업: 조달 결정이 프로젝트 전체에 영향을 미치므로 팀원과 긴밀히 협력해야 합니다.

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조달관리의 초기 단계는 프로젝트 성공에 필수적인 기반을 제공합니다.

특히, 명확한 계획과 요구사항 정의는 이후 프로세스에서 발생할 수 있는 문제를 최소화할 수 있습니다.

2부에서는 공급업체 선정과 계약 체결, 그리고 조달 관리의 모니터링과 통제에 대해 다룰 예정입니다.