[CAPM] 14장. 의사소통 관리: 효과적인 프로젝트 커뮤니케이션의 핵심

프로젝트에서 의사소통은 팀 간의 협력과 이해를 높이고, 프로젝트 성공에 중요한 역할을 합니다.

의사소통 관리 영역은 프로젝트 내외부 이해관계자들과의 정보 교환 과정을 체계적으로 관리하는 데 초점을 둡니다.

출처: https://brunch.co.kr/@acc9b16b9f0f430/113

이번 장에서는 의사소통 관리의 정의, 주요 프로세스, 그리고 CAPM 시험 대비에 필요한 핵심 내용을 살펴보겠습니다.

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1. 의사소통 관리란?

의사소통 관리는 프로젝트 정보의 생성, 수집, 배포, 저장 및 최종 처리를 포함하는 모든 활동을 다룹니다.

프로젝트 성공을 위해 올바른 정보를 적시에 적합한 이해관계자에게 전달하는 것이 핵심입니다.

의사소통 관리의 목적

1. 이해관계자와의 효과적인 소통을 통해 프로젝트 목표 달성
2. 오해와 정보 부족으로 인한 문제를 최소화
3. 정보 전달 방식의 표준화와 효율성 강화

2. 의사소통 관리의 주요 프로세스

의사소통 관리는 다음의 세 가지 프로세스로 구성됩니다.

1) 의사소통 관리 계획(Plan Communications Management)

의사소통 관리 계획은 프로젝트 내에서 누가, 무엇을, 언제, 어떻게 소통할지 정의하는 단계입니다.

핵심 내용

• 목적: 적합한 커뮤니케이션 접근 방식을 설계하여 정보가 올바르게 전달되도록 보장
• 투입 요소
  • 프로젝트 관리 계획서
  • 이해관계자 목록
  • 프로젝트 환경(조직 문화, 팀 역학 등)
• 도구와 기법
  • 의사소통 요구사항 분석: 프로젝트 활동별, 이해관계자별로 필요한 정보 파악
  • 정보 전달 방식: 이메일, 회의, 보고서 등 적합한 전달 방식 결정
  • 의사소통 기술: 언어적·비언어적 기술 사용

산출물

• 의사소통 관리 계획서: 프로젝트 정보의 생성, 배포, 저장, 검색 방법을 포함

2) 의사소통 관리(Manage Communications)

의사소통 관리 단계에서는 계획에 따라 정보를 생성하고, 배포하며, 저장하는 실질적인 활동이 이루어집니다.

핵심 내용

• 목적: 정보를 적시에 이해관계자에게 전달하고, 피드백을 수집하여 의사소통의 효과를 높임
• 투입 요소
  • 의사소통 관리 계획서
  • 프로젝트 보고서 및 데이터
• 도구와 기법
  • 정보 관리 시스템: 정보 전달 및 저장을 위한 기술적 도구 활용(예: SharePoint, Slack)
  • 소셜 미디어 관리: 비공식적인 의사소통 채널에서의 정보 교환 관리
  • 프레젠테이션: 이해관계자에게 중요한 정보를 시각적으로 전달

산출물

• 프로젝트 의사소통 자료: 보고서, 회의록, 이메일 등
• 프로젝트 기록: 의사소통 과정에서 발생한 주요 사항과 결정 내용

3) 의사소통 모니터링(Monitor Communications)

모니터링 단계에서는 의사소통 프로세스가 효과적으로 작동하고 있는지 확인하고, 필요 시 개선합니다.

핵심 내용

• 목적: 의사소통의 효율성을 지속적으로 확인하여 개선점을 식별
• 투입 요소
  • 프로젝트 작업 성과 정보
  • 문제 로그
• 도구와 기법
  • 피드백 수집: 이해관계자 의견을 바탕으로 의사소통 효율성 평가
  • 분석 기법: 의사소통 프로세스의 강점과 약점을 분석

산출물

• 프로젝트 문서 업데이트: 의사소통 관리 프로세스 변경 사항 반영
• 성과 보고서: 의사소통 활동의 효과성 보고

3. 의사소통 관리 시 고려해야 할 요소

1) 의사소통 방법의 유형

1. 공식적 대면 커뮤니케이션: 프로젝트 계획 회의, 성과 리뷰
2. 공식적 비대면 커뮤니케이션: 이메일, 보고서
3. 비공식 대면 커뮤니케이션: 팀원 간의 캐주얼 대화
4. 비공식 비대면 커뮤니케이션: 채팅, 소셜 미디어

2) 의사소통 채널 수 계산

이해관계자 간의 의사소통 채널 수는 n(n-1)/2로 계산됩니다.

• 예: 이해관계자가 5명일 경우, 채널 수는 10개

3) 소통의 장애 요소

• 언어적, 문화적 차이
• 잘못된 정보 전달
• 의사소통 채널의 과부화

4. CAPM 시험 대비 포인트

• 의사소통 계획, 관리, 모니터링 프로세스에서 사용되는 투입 요소, 도구와 기법, 산출물을 철저히 숙지
• 의사소통의 유형별 특징과 적합한 상황을 이해
• 의사소통 관리 계획서를 작성할 때 효율적인 정보 전달 방식과 의사소통 요구사항 분석의 중요성을 기억하세요.

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의사소통 관리는 프로젝트 성공을 위한 핵심 요소입니다.

출처: FasterCapital(의사소통: 효과적인 의하소통: 핵심 역량의 핵심 요소)

이해관계자들과의 원활한 의사소통은 오해와 갈등을 줄이고, 프로젝트 목표를 효과적으로 달성하는 데 기여합니다.