[CAPM] 05장-03. 모델, 방법, 가공품: 프로젝트 관리 가공품(Artifacts)

프로젝트 관리에서 가공품(Artifacts)은 프로젝트의 진행을 문서화하고, 모든 이해관계자가 정보를 공유하며, 결정을 내리는 데 도움을 주는 중요한 자료입니다.

이번 글에서는 프로젝트 관리에서 사용되는 주요 가공품과 이를 활용하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

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1. 가공품(Artifacts)이란?

가공품은 프로젝트의 주요 산출물로, 프로젝트 수행 과정에서 생성된 문서, 템플릿, 도구 등을 포함합니다.

• 목적: 프로젝트의 투명성 확보 및 팀 간의 원활한 소통
• 특징: 프로젝트의 계획, 실행, 모니터링, 종료 등 모든 단계에서 생성됨
• 예시: 프로젝트 계획서, 리스크 관리 보고서, 성과 보고서 등

2. CAPM에서 제시하는 주요 가공품 유형

• 계획 문서(Plan)
  • 정의: 프로젝트 목표, 일정, 예산, 자원 등을 정의하는 문서
  • 예시: 프로젝트 현장, 작업 분류 구조(WBS), 자원 배정표
  • 역할: 프로젝트의 방향성을 설정하고, 팀원들과 이해관계자들에게 명확한 목표를 제공
• 의사소통 문서(Communication Artifacts)
  • 정의: 프로젝트의 진행 상태를 공유하고 피드백을 기록하는 문서
  • 예시: 상태 보고서, 회의록, 이메일 기록
  • 역할: 팀 간 협력을 촉진하고, 의사 결정 과정을 명확히 함
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• 리스크 및 품질 관리 문서(Risk and Quality Artifacts)
  • 정의: 리스크를 식별하고, 품질을 관리하기 위해 작성된 문서
  • 예시: 리스크 등록부, 품질 관리 계획서, 감사 보고서
  • 역할: 프로젝트의 안정성과 성과를 유지
• 성과 측정 및 평가 문서(Performance Artifacts)
  • 정의: 프로젝트 성과를 평가하고, 진행 상황을 추적하는 문서
  • 예시: KPI 보고서, 성과 대시보드, 예산 대비 실적 분석
  • 역할: 프로젝트가 목표를 달성하고 있는지 확인

3. 가공품의 활용 방법

• 가공품 관리 프로세스 정의
  • 모든 가공품의 작성, 검토, 배포, 보관 프로세스를 명확히 정의합니다.
  • 예: 각 문서의 업데이트 주기와 담당자 지정
• 팀과의 협업을 위한 공유
  • 가공품은 팀원과 이해관계자 모두가 접근 가능해야 합니다.
  • 클라우드 기반 협업 도구(Google Drive, Jira 등)를 활용해 중앙 집중식 관리
• 가공품 표준화
  • 가공품 작성 시 일관성을 유지하기 위해 표준 템플릿을 사용합니다.
  • 예: 프로젝트 계획서 템플릿, 상태 보고서 템플릿
• 실시간 피드백 반영
  • 가공품에 대한 피드백을 즉시 반영하여 최신 상태를 유지합니다.
  • 특히 리스크 및 성과 문서는 지속적인 업데이트가 필수

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가공품(Artifacts)은 프로젝트의 체계적인 관리와 성과 달성에 필수적인 역할을 합니다.

프로젝트의 각 단계에서 생성되는 문서를 적절히 활용하면, 프로젝트 팀은 더욱 효과적으로 소통하고 목표를 달성할 수 있습니다.

다음 글에서는 프로젝트 관리에 필수적인 모델(Models)에 대해 심층적으로 알아보겠습니다.